工作动态

关于做好2017级新生档案交接工作的通知

时间:2017-11-29 10:38:22  浏览:

关于做好2017级新生档案交接工作的通知

各院系:

为了对学生档案进行统一规范管理,现定于12月20日、21日组织各院系对2017级新生档案进行归档管理。现将有关工作通知如下:

一、应该归档的材料

(一)广东省普通高等学校招生考生档案。

(二)学生录取通知书。

(三)学生报到时上交的其他材料。

二、交接安排

(一)地点:中山校区档案室(教学楼F1)

(二)时间:20日:外语系、机械与自动化工程系、计算机系、数码设计与制作系;21日:文法系、财经系、工程技术系、管理工程系、智能机器人学院。

三、交接过程

(一)学生档案信封不统一提供,各院系需提前向基建与后勤管理处上报及领取相应数量的学校大信封用以装放新生档案。

(二)领取信封后,把新生在入学时上交的档案材料拆封并连同录取通知书装入新信封中。(在拆装过程中注意保管好学生材料,避免出现遗漏、丢失或错放档案材料)

(三)为加强学生档案管理工作,在整理档案期间,各院系需打印并填写《广东理工职业学院学生档案目录》(附件1),具体要求:每个学生都有一张学生档案目录表,整理时在已有的相应材料表格上打“√”;有缺失材料的,要让学生在“备注”处签名确认。表格与所有学生档案材料一齐装封。

(四)在信封右下角中的邮政编码下方写上学生的姓名,以班为单位,按学号顺序填写好交接清单《2017级学生名单》(见附件2),并将档案按清单上的顺序排好,清单与档案一并进行移交。《2017级学生名单》一式两份,一份附在档案上,一份交学工部。移交档案时,学工部与各院系经办人分别签名确认。(有缺少材料的,应在《2017级学生名单》备注上标明并签字)

联系人:张雅

联系电话:0760-89911531

附件1.广东理工职业学院学生档案目录

2.2017级学生名单表

学生工作部(处)

2017年11月29日

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